PRIVACY

 
Privacy.01S
Privacy.01S è la nuova applicazione sviluppata in modalità Cloud per la gestione degli adempimenti Privacy.
La procedura può essere utilizzata sia direttamente dal Titolare del trattamento dati, sia da un Soggetto specializzato nella gestione della materia come il suo commercialista, oppure da un suo Delegato, ad esempio un consulente Privacy. 
All'interno della stessa azienda, con Privacy.01S, è possibile anche la gestione simultanea e contemporanea sia del Titolare che del Delegato 
 
 
NORMATIVA DI RIFERIMENTO
La vigente normativa sulla protezione dei dati personali è costituita essenzialmente dal 
D. Lgs.196/2003 e dai rispettivi allegati. 
In particolare l'allegato B) al Codice è il Disciplinare Tecnico ove vengono indicati i modi di attuazione delle misure di sicurezza indicate dal codice. Oltre al D. Lgs.196/2003 sono stati imposti dall'Autorità Garante ulteriori adempimenti indicati in specifiche Linee Guida e provvedimenti. 
Ne consegue che l'applicazione del Codice nelle diverse realtà può essere più o meno complessa in base, non solo alla tipologia di attività dell'azienda ma anche alle modalità con cui questa attività viene svolta.
 
 
PRINCIPALI FUNZIONALITÀ DELLA PROCEDURA
Privacy.01S definisce un percorso personalizzato grazie ad una procedura guidata in base alle varie classificazioni che definiscono la tipologia dell'impresa, a partire dal codice attività ATECO inserito. 
La procedura - attraverso la compilazione di una check-list (Fig. 1) - definisce, in automatico, un percorso che permette di definire le misure minime di sicurezza da applicare per le caratteristiche specifiche dell'impresa e di predisporre la modulistica ritagliata sulle reali esigenze dell'utente.
Fig. 1 CHECK-LIST
 
INCARICATI E INFORMATIVE
Ogni soggetto che ha accesso ai dati può essere incaricato dal Titolare del trattamento (possono esistere più Responsabili del trattamento dati), sono gestite le attribuzioni e le revoche, l'accesso ai locali in cui sono custoditi i dati cartacei, l'accesso alle banche dati ed ai sistemi di elaborazione. Nel caso in cui una sede sia condivisa da più ragioni sociali, ad esempio, è possibile che l'accesso ai dati sia autorizzato in maniera incrociata (i dipendenti della società A hanno accesso ai dati di cui è titolare la società B e viceversa).
Ogni incaricato ha una propria anagrafica alla quale sono collegate le attribuzioni previste dalla normativa (in base anche alle caratteristiche dell'azienda) con data di inizio e di fine validità. 
 
Privacy.01S guida l'utilizzatore del software alla compilazione di tutti quei documenti necessari ed opportuni per la propria attività, attraverso una serie di domande ben precise (Fig. 2). 
Queste, a titolo di esempio, sono alcune delle domande che sono poste dall'applicazione per guidare l'utente:
Codice attività economica: utilizzando la classificazione ATECO 2007 è possibile individuare la macro area di attività e fornire aiuto nella compilazione di banche dati;
Numero dipendenti/collaboratori: il numero dei dipendenti abilita o meno la generazione delle informative per gli stessi e, in presenza di sistemi di elaborazione, è proposta la maschera per la compilazione del regolamento per l'uso dei sistemi informativi aziendali;
Presenza videosorveglianza: se presente è proposta la compilazione del questionario di videosorveglianza.
Fig. 2 ELENCO INFORMATIVE
 
MODULISTICA PERSONALIZZATA
Sulla base delle risposte ricevute alla varie domande e degli ulteriori quesiti generati, è predisposta la modulistica personalizzata ad esempio con il logo dell'azienda (es. informative) con le informazioni sul Titolare e gli incaricati al trattamento dei dati. 
Tutta la modulistica generata dalla procedura, può essere modificata e personalizzata sulla base delle proprie esigenze. La modulistica prodotta potrà essere salvata in una apposita sezione riservata all'azienda.
QUESTIONARI
Sono previsti dei questionari (Fig. 3), basati sulle caratteristiche dell'impresa, che guidano l'utente e permettono la gestione di particolari tipi di documento (informativa dipendenti, regolamento aziendale). 
Sono previste delle funzioni diagnostiche in tempo reale, che non bloccheranno alcuna registrazione ma segnaleranno eventuali anomalie o mancanze, rispetto alle caratteristiche dell'azienda.
Fig. 3 QUESTIONARI
 
 
DISPONIBILE SU TABLET
Privacy.01S è disponibile anche su tablet, per uno efficace utilizzo in mobilità.
 

La procedura può essere utilizzata sia direttamente dal Titolare del trattamento dati, sia da un Soggetto specializzato nella gestione della materia come il suo commercialista, oppure da un suo Delegato, ad esempio un consulente Privacy. 

 
All'interno della stessa azienda, con Privacy.01S, è possibile anche la gestione simultanea e contemporanea sia del Titolare che del Delegato