Marta lavora nell’ufficio contratti di un’azienda di medie dimensioni, e ha imparato a memoria un rito settimanale: apre un foglio Excel con i nomi di chi deve ancora firmare, controlla la mail per vedere se qualcuno ha risposto, e poi manda un messaggio su Teams — sempre lo stesso, cambia solo il nome — a chi non si è ancora fatto vivo. A volte scrive anche “gentile promemoria” in oggetto, anche se ormai è il terzo che manda per lo stesso documento.
Nessuno le ha mai chiesto di fare questo lavoro. È nato da solo, come nascono le cose che un sistema non copre: qualcuno doveva pur tenere il conto.
Quando si parla di firma digitale, in genere ci si ferma al momento in cui una persona clicca “firma” e il documento è fatto. Ma chi lavora davvero con i contratti sa che quel clic è l’ultima cosa che succede in una catena molto più lunga, e che la parte complicata sta tutta prima: capire chi, tra dieci destinatari, deve effettivamente firmare quel documento e chi invece è in copia per conoscenza. Decidere se il cliente deve firmare prima o dopo il direttore commerciale. Mandare il file alla persona giusta, sperando che non finisca in una casella di posta che nessuno controlla più. E poi restare in attesa, senza sapere bene a che punto è il processo, finché qualcuno — di solito il capo — chiede “ma quel contratto è chiuso o no?”.
Le domande che nessuno si fa finché non è tardi
Prima ancora di arrivare alla firma, c’è una serie di decisioni che diamo per scontate:
- Chi deve firmare questo documento? Davvero tutti quelli a cui l’ho mandato, o solo alcuni?
- In che ordine devono firmare? Il responsabile prima del cliente, o viceversa?
- Se una persona non firma entro una settimana, chi se ne accorge? E chi la sollecita?
- Tra sei mesi, se mi chiedono di ritrovare quel documento con tutte le firme, quanto tempo mi ci vuole?
Sono domande semplici, ma nella pratica quotidiana di un’azienda — soprattutto quando i documenti da far firmare sono decine, se non centinaia — diventano il vero collo di bottiglia. Non la tecnologia della firma, che ormai è uno standard consolidato. Ma la gestione di tutto ciò che la circonda.
E la parte peggiore arriva mesi dopo, quando un documento firmato serve di nuovo — per un controllo, per una causa, per semplice curiosità — e nessuno ricorda più se sta nella cartella condivisa, nella mail di gennaio o sul PC di qualcuno che nel frattempo ha cambiato lavoro.
Un’azienda che ha digitalizzato solo la firma, in fondo, ha automatizzato l’ultimo passaggio di un processo che per il resto continua a girare a mano. È un po’ come aver comprato un’auto elettrica e continuare a spingerla in salita.
FirmoSemplice, la soluzione di 01Sistemi, da qualche tempo affronta anche questa parte, con un modulo basato su intelligenza artificiale che si occupa di leggere il documento e capire chi deve firmarlo, stabilire in che ordine devono arrivare le firme, mandare da solo i solleciti a chi non ha ancora risposto e archiviare tutto in modo che, quando quel contratto servirà di nuovo, basti cercarlo — non ricordarselo.
Non è un modo per firmare più in fretta. È un modo per non dover più essere Marta: la persona che tiene insieme a mano un processo che, in teoria, dovrebbe già essere automatico.
Se in azienda esiste ancora qualcuno che fa questo lavoro invisibile — un foglio Excel, dei solleciti scritti a mano, una cartella “definitiva” che non lo è mai davvero — forse è il momento di andare a vedere come funziona FirmoSemplice: www.01s.it/firmosemplice-lp