Il processo di digitalizzazione nella Pubblica Amministrazione italiana ha avuto inizio nel 2005 con l’introduzione del Codice dell’Amministrazione Digitale e sta avanzando rapidamente, sostituendo progressivamente gli archivi cartacei con quelli digitali. L’obiettivo è di migliorare l’efficienza dello scambio di informazioni e dati tra amministrazioni, imprese e cittadini, adottando standard di processo condivisi.
L’abbandono del cartaceo a favore dei documenti informatici è fondamentale per:
- Ridurre i costi di gestione
- Aumentare la produttività dei dipendenti
- Favorire la sostenibilità ambientale.
In questo contesto, la gestione documentale e la conservazione dei documenti digitali sono attività essenziali. Queste permettono di trattare i documenti in modo efficiente e sicuro, garantendo il rispetto della legge e la completa sicurezza delle informazioni.
Trasformazione digitale nella Pubblica Amministrazione
La trasformazione digitale è un cambiamento culturale e tecnologico che mira a migliorare l’efficienza e la velocità dei servizi pubblici. Questo processo è iniziato a livello europeo nel 2010 con l’Agenda Digitale della Commissione Europea, mentre in Italia ha preso piede nel 2017 con l’elaborazione del primo piano conforme alle disposizioni europee.
La corretta gestione documentale nella Pubblica Amministrazione segue le linee guida delineate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID). Queste linee guida, emanate il 10 settembre 2020 e applicabili dal 1° gennaio 2022, regolano la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici durante l’intero ciclo di vita: dalla formazione alla conservazione digitale. L’obiettivo è garantire sicurezza, qualità ed efficienza nel processo di gestione documentale.
Il Piano Triennale per l’Informatica di AgID
Il quinto aggiornamento del Piano Triennale per l’informatica, riferito al triennio 2022-2024 e centrato sul PNRR, è essenziale per promuovere la trasformazione digitale della Pubblica Amministrazione. Gli obiettivi principali del piano sono:
- Favorire lo sviluppo di una società digitale
- Promuovere uno sviluppo sostenibile, etico e inclusivo
- Contribuire alla diffusione delle nuove tecnologie digitali nel tessuto produttivo italiano.
Vantaggi della gestione documentale digitale
Adottare una corretta gestione documentale nella Pubblica Amministrazione offre numerosi vantaggi, tra cui:
- Servizi più rapidi, efficaci e sicuri per i cittadini, anche da remoto
- Maggiore trasparenza amministrativa
- Riduzione dei costi legati alla stampa e all’archiviazione dei documenti cartacei
- Maggiore competenza interna ed efficienza
- Conservazione dei documenti più sicura
- Riduzione degli errori e maggiore competitività.
Conservazione digitale dei documenti
La conservazione digitale dei documenti garantisce l’accessibilità e l’integrità dei documenti nel tempo. Le Pubbliche Amministrazioni devono seguire procedure specifiche che utilizzano software, hardware e protocolli standard per assicurare un ciclo di vita dei dati a lungo termine.
Soluzioni innovative: SemplicePA
Noi di 01S abbiamo ideato SemplicePA, un servizio che individua, estrae e rende disponibile il patrimonio di conoscenza presente nelle informazioni non strutturate della PA.
SemplicePA è il nostro software di gestione documentale per enti pubblici, che sfrutta una complessa pipeline composta da avanzate funzioni cognitive di analisi linguistica semantica.
Puoi creare il tuo repository interno di documenti, sia pubblici che privati, da processare con il nostro motore semantico. Questo ti permetterà di indicizzarli e taggarli, rendendoli facilmente reperibili, classificabili e organizzabili in fascicoli, garantendo un accesso e una fruizione estremamente agevoli.
SemplicePA offre:
- Strumenti di anticorruzione
- Dematerializzazione del procedimento
- Monitoraggio delle performance
- Integrazione con i sistemi informativi dell’ente.
SemplicePA risponde alle esigenze di amministratori, funzionari e cittadini, rendendo gli atti amministrativi una rete di informazioni organizzata e navigabile.
Le linee guida di AgID e soluzioni innovative come SemplicePA sono strumenti fondamentali per garantire un’efficace gestione documentale, migliorando l’efficienza, la trasparenza e la sostenibilità del settore pubblico.
