Che si tratti di un contratto, un bilancio, una dichiarazione o un progetto edilizio, sempre più spesso quel documento non passa da una scrivania, ma da un clic certificato.
La firma digitale, un tempo prerogativa di pochi addetti ai lavori, oggi è uno strumento quotidiano per professionisti, imprenditori e pubblici ufficiali. Non solo rappresenta un’alternativa alla firma tradizionale, ma in molti casi è diventata un requisito normativo, un vero e proprio obbligo.
Ma chi è davvero tenuto a utilizzarla? E cosa cambia con le nuove norme in vigore dal 2025? Scopriamo chi deve utilizzarla e perché conviene a tutti, anche quando non è imposta dalla legge.
Quando si parla di firma digitale, non ci si riferisce a una semplice firma apposta su un file elettronico. Si tratta di un meccanismo altamente sicuro che utilizza algoritmi crittografici per associare in modo univoco un firmatario a un documento digitale.
Grazie a un certificato digitale qualificato rilasciato da un ente autorizzato, la firma digitale garantisce:
- autenticità: il firmatario è identificabile in modo certo;
- integrità: il documento non può essere modificato dopo la firma;
- non ripudio: il firmatario non può negare di aver sottoscritto il documento.
In Italia, il riferimento normativo principale è il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), in armonia con il regolamento europeo eIDAS, che equipara la firma digitale alla firma autografa per valore legale.
Professioni e categorie per cui la firma digitale è obbligatoria
Sebbene tutti possano trarne vantaggio, ci sono figure professionali per cui l’utilizzo della firma digitale è previsto per legge. Ecco le principali:
Avvocati e operatori del diritto
Nel processo civile e amministrativo, avvocati e procuratori legali devono firmare digitalmente atti, memorie, ricorsi e altri documenti processuali. È il cuore del Processo Civile Telematico (PCT), che ha rivoluzionato l’accesso alla giustizia.
Notai
Con la possibilità di redigere atti pubblici informatici, introdotta dal D.lgs. 110/2010, la firma digitale è diventata centrale nell’attività notarile, a garanzia della validità e della conservazione dei documenti stipulati.
Commercialisti e revisori contabili
Sono obbligati a utilizzare la firma digitale per inviare dichiarazioni fiscali (IVA, modello Redditi, ecc.), depositare bilanci al Registro delle Imprese e certificare i documenti societari. In molti casi, la firma digitale è l’unico strumento che garantisce conformità e tracciabilità.
Consulenti del lavoro
Per gestire rapporti di lavoro, contributi e adempimenti verso INPS, INAIL o Ministero del Lavoro, la firma digitale è essenziale. Serve a garantire la validità legale di assunzioni, trasformazioni contrattuali e cessazioni.
Imprenditori e amministratori di società
Sono tenuti a firmare digitalmente una serie di documenti cruciali: dai bilanci aziendali alle comunicazioni obbligatorie verso il Registro delle Imprese, fino alla fatturazione elettronica. La firma certifica la responsabilità dell’organo amministrativo nella documentazione societaria.
Tecnici e professionisti del settore edilizio
Ingegneri, architetti, geometri e periti devono autenticare digitalmente progetti, relazioni, computi e certificazioni (come gli APE), da trasmettere agli enti pubblici o ai clienti. Uno standard irrinunciabile nel contesto della progettazione digitale.
Operatori della Pubblica Amministrazione
Funzionari e dirigenti pubblici utilizzano la firma digitale per validare atti amministrativi, delibere, determine e contratti. La digitalizzazione ha migliorato trasparenza e tracciabilità nella gestione dei documenti pubblici.
Medici e professionisti sanitari
La sanità digitale è una realtà: certificati di malattia, ricette elettroniche e referti firmati digitalmente consentono uno scambio sicuro e legalmente valido di informazioni tra medici, pazienti e strutture.
Dal 2025: obbligo rafforzato per gli amministratori di società
Un’importante novità normativa è entrata in vigore il 1° marzo 2025: gli amministratori delle società non potranno più delegare a terzi la firma di alcuni adempimenti digitali.
In particolare, saranno personalmente tenuti a sottoscrivere:
- il deposito dei bilanci;
- le comunicazioni al Registro delle Imprese;
- le denunce al REA.
Si tratta di una riforma che mira a rafforzare il principio di responsabilità diretta e di trasparenza. Il periodo della “firma per delega” è finito. Gli strumenti digitali devono essere nelle mani di chi guida l’azienda.
Anche per chi non è tenuto dalla legge a firmare digitalmente, il vantaggio competitivo è evidente. Digitalizzare la gestione documentale significa:
- snellire i flussi operativi;
- eliminare carta, costi di stampa e tempi di spedizione;
- ridurre gli errori;
- velocizzare le approvazioni e gli adempimenti;
- migliorare l’esperienza del cliente e la reputazione aziendale.
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